公證檔案管理辦法
第一章總則
第一條 為加強(qiáng)公證檔案的科學(xué)管理，統(tǒng)一公證檔案管理工作制度，根據(jù)國(guó)家檔案局制定的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》以及公證機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，制定本辦法。
第二條 公證檔案是公證機(jī)關(guān)證明活動(dòng)的真實(shí)記錄，是國(guó)家檔案的重要組成部分，具有重要的查考利用價(jià)值。保管、整理好公證檔案是公證機(jī)關(guān)的重要任務(wù)。
第三條 公證檔案必須由公證處集中統(tǒng)一管理，并由專人負(fù)責(zé)。
第二章 管理體制和人員配備
第四條 公證處應(yīng)配備專職或兼職檔案管理人員，根據(jù)條件逐步設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)。
第五條 公證處的檔案工作受同級(jí)和上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)指導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受同級(jí)地方檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。
第六條 公證檔案管理人員應(yīng)由堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針、政策，忠于職守、嚴(yán)守法紀(jì)、熱愛(ài)公證檔案工作，具有高中以上文化程度和一定專業(yè)知識(shí)的人員擔(dān)任。
公證檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。
第七條 公證檔案管理人員的任務(wù)是：
（一）收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本處的檔案，做好檔案的接收、移交和登記，并開(kāi)展檔案利用工作。
（二）指導(dǎo)、督促和檢查公證人員對(duì)公證文書(shū)材料立卷歸檔；
（三）進(jìn)行檔案鑒定；
（四）接受司法行政機(jī)關(guān)和地方檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期匯報(bào)檔案工作情況；
（五）收集與公證業(yè)務(wù)有關(guān)資料；
（六）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)檔案工作的其他任務(wù)。
第三章 檔案的接收和整理
第八條 接收檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照《公證文書(shū)立卷歸檔辦法》的要求，檢查案卷質(zhì)量，對(duì)符合要求的予以接收，并辦理檔案移交手續(xù)。
第九條 對(duì)接收的公證檔案，按國(guó)內(nèi)民事、涉外民事、國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)，涉外經(jīng)濟(jì)的類別和年度、保管期限等編寫歸檔順序號(hào)，填寫檢索卡片、檔案目錄登記簿、檔案收進(jìn)登記薄。
第十條 在編號(hào)、登記后的檔案封面一左上角應(yīng)蓋上“歸檔”章，以區(qū)別未編號(hào)、登記歸檔的案卷，并按類別、年度、保管期限放進(jìn)專門的檔案柜保管。
第四章 檔案的借調(diào)與查閱
第十一條 公證機(jī)關(guān)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，建立公證檔案借閱制度和檔案借閱登記簿。借閱檔案必須履行一定的批準(zhǔn)和登記手續(xù)，并限定借閱期限。在期限內(nèi)因特殊情況不能按期歸還的應(yīng)辦理延期手續(xù)。
第十二條 本公證處的公證人員因工作需要，履行借閱登記手續(xù)后，可以借閱公證檔案。
第十三條 同級(jí)或上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)的公證管理部門因工作需要借閱公證檔案的，應(yīng)履行借閱登記手續(xù)。
第十四條 人民法院、人民檢察院和有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)因工作需要，要求查閱有關(guān)檔案的，應(yīng)出具正式查卷函件，經(jīng)公證處主任批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。因特殊情況必須借出的，應(yīng)經(jīng)同級(jí)司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。借出時(shí)要交點(diǎn)清楚，辦理正式借據(jù)，并限期歸還。
借出的檔案不得轉(zhuǎn)借其他單位或人員使用。
第十五條 除人民法院、人民檢察院和有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)外，其他單位和個(gè)人一般不得借調(diào)和查閱公證檔案。因特殊情況必須查閱的，須由公證處報(bào)經(jīng)同級(jí)司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。
第十六條 律師因訴訟代理的需要，向公證機(jī)關(guān)提交律師的身份證明、律師事務(wù)所的查卷證明，及當(dāng)事人同意律師查閱本人的公證檔案的證明，經(jīng)公證處主任或副主任批準(zhǔn)后，可查閱當(dāng)事人提交給公證處的證明材料和公證所記錄的與當(dāng)事人談話筆錄。
第十七條 凡涉及國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私的公證密卷檔案，以及當(dāng)事人要求保密的公證檔案，一般不得借調(diào)和查閱。特殊情況必須查閱的，須經(jīng)當(dāng)事人同意后，由公證處報(bào)同級(jí)司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。
第十八條 凡經(jīng)批準(zhǔn)允許查閱的公證檔案，可以摘抄或復(fù)印所查閱的內(nèi)容。
第十九條 對(duì)查閱或借出的公證檔案，要及時(shí)催還。還回時(shí)如發(fā)現(xiàn)案卷被拆，文件材料短缺、涂改、增刪、污損等情況，應(yīng)立即向本處領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并及時(shí)追查。
第二十條 檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，保守國(guó)家機(jī)密和當(dāng)事人的秘密。不得超越制度向任何人提供檔案或擴(kuò)大利用范圍；不得向他人泄露檔案的內(nèi)容。
第五章 檔案的保管期限
第二十一條 公證檔案的保管期限規(guī)定永久、長(zhǎng)期和短期三種。
凡屬于需要長(zhǎng)遠(yuǎn)查考、利用的公證檔案，列為永久保管。
凡屬于在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的公證檔案，列為短期保管，保管期限為六十年。
凡屬于在較短時(shí)間內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的公證檔案，列為短期保管，保管期為二十年。
第二十二條 公證檔案的保管期限，從公證事項(xiàng)辦結(jié)或終止后的下一年起算。
第二十二條 下列公證檔案，列為永久保管：
1．收養(yǎng)證明；
2．解除收養(yǎng)證明；
3．出生證明、死亡證明；
4．結(jié)婚證明、離婚證明；
5．親屬關(guān)系證明；
6．繼承權(quán)證明；
7．有關(guān)財(cái)產(chǎn)轉(zhuǎn)移方面的聲明書(shū)證明；
8．贈(zèng)與證明；
9．房屋買賣證明；
10．析產(chǎn)證明、產(chǎn)權(quán)證明；
11．遺囑證明；
12．學(xué)歷證明；
13．提存證明
14．宅基地使用權(quán)證明；
15．商標(biāo)注冊(cè)證明；
16．公司章程證明；
17．涉及到不動(dòng)產(chǎn)的證據(jù)保全證明。
第二十三條 下列公證檔案，列為長(zhǎng)期保管。
1．受過(guò)或未受刑事處分證明；
2．職稱證明；
3．國(guó)籍證明；
4．營(yíng)業(yè)證書(shū)證明；
5．抵押、擔(dān)保證明；
6．招標(biāo)投標(biāo)證明；
7．聯(lián)營(yíng)協(xié)議證明；
8．中外合資、外資企業(yè)證明；
9．申請(qǐng)專利的有關(guān)證明；
10．勞務(wù)合同證明；
11．清點(diǎn)遺產(chǎn)證明；
12．證據(jù)保全證明；
13．房屋搬遷協(xié)議證明；
14．房屋租賃證明；
15．涉及到不動(dòng)產(chǎn)的副本、節(jié)本、譯本、影印本與原本相符證明；
16．履行期在十六年以上的農(nóng)林牧副漁各業(yè)承包合同證明；
17．履行期在十六年以上的其他合同證明；
18．用于訴訟的有關(guān)證明。
第二十五條 下列公證檔案，列為短期保管：
1．生存證明、健康證明；
2．定居證明；
3．未婚證明、無(wú)配偶證明；
4．委托書(shū)、委任書(shū)證明；
5．授外人員勞動(dòng)保險(xiǎn)讓明；
6．副本、節(jié)本、譯本、影印本與原本相符證明；
7．現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督證明；
8．商品成份證明；
9．技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)證明；
10．企業(yè)承包、租賃證明；
11．生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)責(zé)任制證明；
12．執(zhí)行許可證明；
13．保管遺囑或其他文件證明；
14．履行期在十五年以下的農(nóng)林牧副漁各業(yè)承包合同證明；
15．其他履行期在十年以下的合同證明。
第二十六條 凡終止的公證事項(xiàng)所形成的檔案，列為短期保管。
第二十七條 公證處復(fù)查公證事項(xiàng)所形成文書(shū)材料，應(yīng)與原公證檔案合并保管；由司法行政機(jī)關(guān)復(fù)查的，應(yīng)將其復(fù)查結(jié)論存入原公證檔案內(nèi)，其保管期限均與原公證檔案相同。復(fù)查后作出撤銷公證書(shū)決定的，其公證檔案與復(fù)查材料或撤銷公證書(shū)的決定和通知合并重新列為短期保管，其保管期限從原公證檔案保管期限起算時(shí)間開(kāi)始計(jì)算。
第二十七條 公證處總登記簿冊(cè)列為永久保管。
第二十八條 對(duì)未規(guī)定保管期限的公證檔案，須由公證處比照上列檔案保管期限的規(guī)定提出保管期限的意見(jiàn)，并報(bào)上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
第六章 檔案的鑒定和銷毀
第三十條 對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案應(yīng)定期進(jìn)行鑒定。鑒定工作由公證處主任、檔案管理人員和公證員組成鑒定小組共同進(jìn)行。
第三十一條 經(jīng)鑒定，對(duì)仍有保存價(jià)值的案卷，應(yīng)采取提高保管期限檔次的辦法延長(zhǎng)保管期限。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，連同銷毀報(bào)告一并報(bào)同級(jí)司法行政機(jī)關(guān)，以書(shū)面批準(zhǔn)后予以銷毀。
第三十二條 被批準(zhǔn)銷毀的公證檔案，應(yīng)將公證書(shū)留下一份，按年度、類別整理立卷，并同銷毀報(bào)告的批件、檔案銷毀清冊(cè)一起，劃為永久保管。
第三十三條 為防止遺失和泄密，銷毀檔案應(yīng)由兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字。
第七章 檔案的統(tǒng)計(jì)和移交
第三十四條 公證處應(yīng)建立公證檔案的統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按規(guī)定向有關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案行政管理部門報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。
第三十五條 直轄市公證處列為永久保管的公證檔案，在本處保存二十年；其他公證處列為永久、長(zhǎng)期保管的公證檔案，在本處保存十年，保存期滿后，連同案卷目錄（一式三份）和有關(guān)檢索工具、參考材料，一并向同級(jí)地方檔案館移交。對(duì)移交的檔案，一律填寫檔案移出登記簿。
第三十六條 公證處設(shè)置變更時(shí)，應(yīng)對(duì)公證檔案進(jìn)行清理，并按下列辦法處理：
（一）撤銷的公證處的檔案，應(yīng)向同級(jí)地方檔案館移交或由同級(jí)或上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)代管；
（二）一個(gè)公證處劃分為幾個(gè)公證處的，其公證檔案由一個(gè)公證處代管或向同級(jí)地方檔案館移交；
（三）幾個(gè)公證處合并為一人公證處的，各個(gè)公主處的檔案應(yīng)移交給合并的公證處，或分別向同級(jí)地方檔案移交；
（四）公證處撤銷或合并時(shí)，沒(méi)有辦理完畢的公證事項(xiàng)，可移交給新的公證處繼續(xù)辦理，并作為新的檔案加以保存；
（五）一個(gè)公證處的部分業(yè)務(wù)劃給另一個(gè)公證處的，其檔案不得移交。接受業(yè)務(wù)的公證處因工作需要，可以借閱或復(fù)制。
第八章 檔案的保管和防護(hù)
第三十七條 公證檔案室應(yīng)堅(jiān)實(shí)、防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲(chóng)、防光、防污染，室內(nèi)要保持清潔、整齊、通風(fēng)。要購(gòu)置必要的檔案柜、消防器材、去濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備，并逐步采用先進(jìn)技術(shù)，提高檔案的管理水平。
第三十八條 檔案室要專用，不得存放與檔案無(wú)關(guān)的物品。嚴(yán)禁在檔案室周圍存放易燃物。
第三十九條 隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等聲像檔案，應(yīng)單獨(dú)存放保管，防止磁化，并根據(jù)保管期限定期復(fù)制。
第四十條 檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，對(duì)于破損、蟲(chóng)蛀、鼠咬、變質(zhì)、字跡褪色的檔案要及時(shí)采取防治措施，并進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。發(fā)現(xiàn)案卷丟失的，應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并積極查找。
第四十一條 檔案人員調(diào)動(dòng)工作的，應(yīng)在離職前做好檔案移交工作，辦理交接手續(xù)。
第九章 附則
第四十二條 各省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）可根據(jù)本省（區(qū)市）的情況，制定補(bǔ)充辦法。
