芻議公證接待中的審查 ——兼從四個案例談“望、聞、問、切”
? 公證審查貫穿在整個辦證過程中，無論是與當事人面對面的接待環節，受理后的調查核實環節，還是起草證詞后的領導審批環節，每一環節都重點涉及對公證事項的審查。然而，在這些審查環節當中，公證接待中的審查尤為重要，因為在整個辦證過程中，這是唯一可以與當事人面對面接觸，向其了解和詢問辦證訴求，直接進行傾聽、觀察并感知待證對象，從而判斷能否辦理公證以及預測辦證風險的機會。 一、公證審查的對象和內容 筆者認為，公證審查的對象和內容包括兩個層面：事實審查和法律審查。事實審查的側重點在“真實性”上，主要是對當事人所申辦的公證事項是否真實，即是否確實存在過或發生過進行審查，其內容包括對其所提交材料和陳述的真偽進行甄別，對其有效性、確定性、一致性等進行辨認。在事實審查的過程中，既包括對人的審查，也包括對物的審查。而法律審查的側重點則在“合法性”上，主要是對當事人所申辦的公證事項是否合法，即是否為法律所允許和認可，甚至是否符合社會公認的道德準則、行為慣例和公序良俗等進行審查。 從公證立法上，對事實審查和法律審查的要求也同樣得到反映。根據《公證法》和《公證程序規則》的相關規定，“公證機構辦理公證，應當根據不同公證事項的辦證規則，分別審查下列事項：（一）當事人的身份、申請辦理該項公證的資格以及相應的權利；（二）提供的文書內容是否完備，含義是否清晰，簽名、印鑒是否齊全；（三）提供的證明材料是否真實、合法、充分；（四）申請公證的事項是否真實、合法。”從上述規定來看，前三項是有關事實審查的要求，既包括對人的審查，也包括對物的審查；第四項則是有關法律審查的要求。既然明晰了公證審查的對象和內容，那么在接待工作中如何審查？如何拿捏尺度才能既照顧當事人的感受，體現對其的尊重，又能恰到好處地向其了解我們需要掌握的信息于細微處發現問題？筆者將在下面與大家一起分享親身經歷的幾個案例，談一下自己的體會，望大家多提建議。 二、公證審查的技巧——“望聞問切” 公證接待中我們與大多數當事人都是初次見面，對其申辦何種公證事項、能夠提供哪些證明材料、證明材料的來源出處以及申辦公證的真正用意和目的等一無所知，而值班時的接待工作還有時間要求，不能讓當事人等候太長時間，公證員需要在短暫時間內迅速進行審查，在這短暫時間內要完成看材料、問問題、解質疑、做決斷等一系列工作，甚至還要提供公證法律咨詢、澄清法律誤解、適時提出建議等……在一系列緊張的工作當中，稍有疏忽就容易出現紕漏，因此接待工作中的風險不容小覷，而要化解和規避辦證風險，就要對審查工作予以足夠重視，還要掌握一定的方法和技巧。 （一）望：仔細觀察、甄別真偽 通過仔細觀察，一是要審查當事人的身份和民事能力，即當事人提供的證件是否真實、是否與其本人相符，是否具有辦理該項公證所應具備的民事權利能力和民事行為能力以及當事人的行為舉止談吐是否異常等；二是要審查當事人提供的證明材料是否真實、相互之間有無矛盾之處、證明材料的出具機關是否有權出具等。 筆者在接待中曾遇到一對來辦理委托公證的當事人夫妻，兩人都五十歲左右，要委托他人出售房產，二人所提供的辦證材料真實齊全，委托人身份與證件相符，并無任何異議。筆者通過與其二人交談詢問，也沒有發現任何問題，隨即為其辦理。然而在辦理過程中筆者發現一個小細節，即當筆者將公證申請表、委托書、談話筆錄等文件交給二人簽字時，都是丈夫一方主動接過文件并仔細閱讀，然后確認無誤自己簽字后再交給妻子簽字，并用手指在文件的簽字位置示意妻子簽字，妻子才一筆一劃地歪歪扭扭寫上自己的名字。妻子在辦證和簽字過程中并沒有閱讀上述文件，也沒有提出任何問題。筆者心生疑慮，雖然當事人的材料沒有問題，委托人也具有簽字的能力，但是無論如何妻子一方也不能這么不關心自己簽署的委托書吧，仿佛置身事外的樣子！筆者決定試探性地問一下妻子，“我看您簽字簽得挺認真的，這些文件您就不看一下嗎？是不是打印的字體太小您看不清楚啊？”妻子隨即說：“我不認識字，就會寫自己的名。”筆者汗！隨即補充說：“要不我給您念一下吧，您是委托人，這些簽字的文件您應該知道是什么內容。另外我們筆錄要稍微修改一下，要把我給您念文件的內容反映進去。”委托人欣然同意，筆者又一番工作進行完善…… 通過這件事，讓筆者明白了接待工作中仔細觀察的重要性，心中有疑惑就要隨時提出來并得到合情合理的解釋。在接待工作中保障和落實當事人的公證權利、履行告知義務，并不僅僅體現于當事人簽字的一紙文件，我們的公證職責也并不止于當事人簽字畫押即可。如果當事人看也不看就簽文件，甚至根本就不認字而只會簽自己的名字，那么公證書在使用中真正發生問題或出現風險的時候，僅有當事人簽字的一紙文件并不能當然成為我們免責的護身符。因此，公證接待當中容不得半點馬虎和僥幸，只有仔細觀察，才能洞悉異常，甄別真偽。 （二）聞：用心聆聽、捕捉微妙 通過認真聆聽，一是要審查當事人申辦公證事項的真實意圖，是否有規避法律之嫌，是否有以合法形式來掩蓋非法目的；二是要通過其言語表達是否流暢、是否停頓磕絆、是否相互矛盾等來判斷其所述情況是否真實；此外，也可通過語言表述中透露的氣息態度，例如積極、堅定、猶豫、勉為其難或閃爍其詞等來進行輔助判斷。 筆者在接待中曾經遇到這樣一個案例，有位女士到長安公證處辦理繼承權公證，要繼承其父母留在銀行的存款，該女士是上世紀七十年代生人，其父母均為上世紀二十年代生人，年齡相差近五十歲，該女士還向公證處提供了其本人的獨生子女證，證明其父母只有她一個子女。此外，更重要的是，該女士已在外地某家公證處辦理了繼承其父母在該地所遺房產的繼承權公證，在該繼承權公證書中，已對該女士的唯一法定繼承人身份進行了確認。筆者心中雖有幾分疑慮，但是既不能無視上述繼承權公證書的存在，也不能從當事人提供的材料中找到漏洞，很是為難。于是在接待過程中，筆者花了很長時間與當事人交談，以期通過深入交談向當事人詳細了解情況，當事人有較高的文化水平，在此過程中也很配合理解，并向公證員詳細介紹了家庭情況以及其父母晚婚的原因，并講述在特定歷史年代下其父母的遭遇。筆者感覺這位女士還是很坦誠的，所有的表述也合情合理，與她提供的材料也能相互印證。整個談話過程基本上都是該女士在說話，筆者感覺她的好多話似乎都像是傾訴，雖然有些與筆者問的問題或辦理該項公證毫無關系，但是筆者也并未打斷，該女士就一直說了很多，直到一句話引起了筆者的注意，之前是筆者問她：“您父母親就您一個孩子啊？那個年代挺少的。”這個問題在談話中筆者曾經換著說法問過幾次，但是前幾次問時她都回答說只有她一個孩子，然而在談話最后筆者找個機會又一次問她時，她卻說：“如果他們有自己的孩子，就不會有我了。”語氣和神情很是落寞。筆者感覺似乎她并非父母親生的孩子，于是在談話快結束的時候，筆者也直接問她：“您是您父母親生的嗎？”她說：“不是，我是被抱養的，這也是不久前父母去世后才確認的，以前我也只是懷疑。”然后尷尬地笑了一下，眼中含淚。當事人說完這話后，筆者并未向對其他惡意隱瞞情況的當事人一樣對她心生憎惡，因為從將近兩個小時的談話中，筆者除了感受到這位當事人的坦誠之外，還感受到了她在確定身世不久連自己都不知如何面對時，又要面對我這樣一個陌生人詢問時的那種欲言又止和無從說起的困窘，她并不是刻意隱瞞，而是在等待訴說的機會和積攢訴說的勇氣，亦或是在談話中向我暗示和傳遞這種信息，只是她在感情上還無法直接說出口，難怪她會在談話中說許多與公證事項無關的事情，并不時回憶她的父母怎樣怎樣、她的兒時怎樣怎樣。 我想，我應該感謝這位當事人的坦誠和勇氣，并不是每個當事人都能做到。通過和這位當事人談話，也讓我懂得，在公證審查中要做個傾聽者，給當事人足夠的時間去醞釀情緒，不要急著催促他們趕緊談完簽字。有些情況當事人之所以沒有說，并不都是惡意隱瞞，有時只是無法啟齒，尤其是涉及個人隱私方面的；有時是法律意識欠缺，認為這些情況說和不說都一樣，沒有區別……所以，在面對我們同樣陌生的當事人的時候，我們要學會耐心傾聽。傾聽，同樣是公證審查的一項技能。1??2??
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