工欲善其事，必先利其器
多元化糾紛解決機制正蓬勃發展，公證的非訟業務將作為多元化糾紛解決機制的重要參與者，逐步發揮越來越大的作用。公證人是非訟事務的法官，需要精熟的法律知識，嫻熟的工作技巧，融貫的思維方式，豐富的實務經驗。公證人的成長不是一蹴而就的，需要不斷地磨練，個中艱辛，每一位公證人自有體會。每一位公證人都可能碰到許多疑難的公證問題，繁雜的公證事務，頻繁的加班次數，甚至還有明顯的工作失誤。如果有方法或者工具能幫助我們提高工作效率，避免工作失誤，提高業務能力，擺脫窘迫的處境，那么我們可以少走彎路，避免負面情緒，并且可以有更多的時間來提升自己，逐漸步入良性循環。本文分享一些公證人可能會用到的方法和工具，以幫助大家更好地開展業務，亦或砥礪思想。一、入門篇公證人在接觸實務之初可能面臨的一些問題，入門篇介紹初學者可能需要的一些方法，幫助初學者順利邁過工作之初的窘迫處境。這些方法都是自然而然產生的，有一定工作經驗的公證人會自覺地運用這些方法來減輕工作的負擔。1、分析導圖法律人用法律關系的模型來分析案情，特別是疑難案情，事件發生經過所具有的法律意義，可以在法律關系的模型中得以體現。法律人在對法律關系的分析中，可以用圖示來表示許多法律關系的層次、變化方式等等信息。圖示相較于文字，更直觀、簡潔、方便，具有很大的優勢。如在繼承法律關系中，復雜的繼承案件必然牽涉到繼承法中眾多條款的適用，如轉繼承、代位繼承等等。還有合同法律關系中，眾多合同主體和復雜合同條款的結合，也需要法律人進行抽絲剝繭的分析。如果沒有圖示的幫助，就很難作出精準的判斷。如今，有越來越多的人通過思維導圖來把思維過程形象化。思維導圖能夠把思維當中的關鍵點直觀地表現出來，加以結構化，建立起可辨析的、元素相互關聯的網絡，用以直觀地展現，聯想記憶，查漏補缺，辨析邏輯，甚至頭腦風暴。對于公證人來說，這些方法的核心在于擁有抽象的能力，結構化的方法，以及掌握可視化的精髓。2、流程合并公證實務涉及許多繁雜的事務，許多事務可以通過合并同類項的方式進行批量處理，從而提高工作效率。在業務洽談時，對于有長期固定公證需求的客戶，可以在最初將公證業務模式固化，或者部分流程固化，可以在未來辦公中利用“缺省配置”帶來的便利。但是，在之后的每次辦理過程中仍應該認真對待所謂的固定的模板，以及申請人的真實意思，避免錯誤或誤解申請人的真實意圖。在業務辦理時，對于部分申請人一致且案情類似或有關聯的公證申請，可以通過并卷的方式進行合并處理，減少辦證的手續。在外出核查時，可以將相同方向的核查地點進行合并，通過總體規劃可以減少核查人員的工作成本，減少時間或資源的浪費。3、養成良好習慣業務繁忙時，良好的工作習慣顯得尤其重要。良好的工作習慣包括對于工作順序的梳理，對于案卷管理的把控，對于細節的查漏補缺，對于未決事宜的及時記錄。公證的效力需要嚴謹的程序作保障，程序不是一成不變的，一方面公證程序根據社會的發展和新的規范的要求不斷地更新，另一方面個別案件的復雜性導致了程序的復雜化。復雜的程序容易導致工作失誤，良好的習慣能夠幫助克服工作失誤。良好的習慣不僅來自習慣的力量，亦有條理化方法的精進，以及熟能生巧的過程。當習慣能夠充分發揮作用時，可以理解為一個人的工作經驗將新問題加以“化歸”的過程。良好的習慣沒有統一的標準，每個人的工作方式都不一樣，成長路徑也會有所差別，重要的是找到自己的節奏，而不是一味模仿別人亦步亦趨。公證機構對于重要環節的管理，可以形成制度，來促使工作模式的統一，亦使習慣統一。但不管習慣也好，制度也好，都要有不斷“自省”的能力，留有推陳出新的余地，只有這樣可以免于墮入僵化。二、進階篇公證業務水平的提高既需要在公證行業深耕，也需要學習不同行業的業務，在實務上、規范上、理論上不斷學習。資深公證人需要有豐富的社會經驗和知識儲備，自主學習和用心積累的意識是公證人進一步提升業務水平的基礎。1、持續學習規范、理論、實務規范的學習，一是溫故知新，二是與時俱進，三是廣泛涉獵。公證必須依據事實和法律，公證人對法律的掌握，是辦理公證的基礎。公證人通過系統的法律學習從而獲得執業資格，但是對于規范的學習很難就此停止，實務的困難、實務的經驗促使公證人不斷溫習規范知識，更新規范知識，從而獲得更新、更合理的解釋。各種各樣的行業所涉及的特別的法律，公證人也可以通過了解其相關規定來思考公證的發展方向。對于目前多數案件，涉及到的相關法律法規并不多，公證人碰到的問題一般是記憶或理解和適用的問題；對于疑難案件或者法律規定不清的案件，需要有合理的立場和方法。公證人有時不得不身入理論的爭鳴，來思考如何處理棘手的案件。學習理論既是為了有更大的視野，從而有思考的起點，也是為了提高自身的邏輯能力，從而可以更合理地進行推理與論證。學習實務，不止有一個方面。向有經驗的的同事、領導請教公證問題，是最基本、最直接的方法。另外，學習國內外先進公證經驗，也是必要的。然而，實務的學習卻非僅僅如此簡單，它總是和規范和理論的學習相互關聯，也總是和整個法治體系相聯系。公證有自身的職責界限：一方面，超越公證的職責界限的許多社會或法律問題，公證人很難提供公證法律服務；另一方面，公證人應該了解自身所處機構、當地行政部門乃至全國法治運行的總體過程，如了解處理特殊案件的渠道、政策，了解現有法治的不足以及參與立法的過程，凡此種種，都是公證人踐行和完善社會主義法治體系所需要具備的。2、與不同行業交流溝通隨著社會的發展，現代行業呈現各種各樣的新業態。許多新的工作方式、工作流程、工作理念、法律關系層次，無不蘊含著鮮活生動的知識。三人行，必有我師，通過向不同行業的工作者學習，本身是一個相互借鑒、相互砥礪的過程，優秀的工作方法、工作經驗可以為己所用。另外，各種行業的新業態可能蘊含著新的公證需求，需要公證機構介入或參與合作。新事物的產生可能有許多不成熟的地方，新業態可能有需要借助公證效力來鞏固其抵御風險的能力。每個公證人都可以抓住時機來實現自己的事業。三、深入篇時代變化是如此之快，以至于經常有這樣的現象：幾年前的知識已經過時，新的知識讓人目不暇接。沒有人甘于平庸，甘于被時代浪潮所裹挾，甘于落后于人。為了保持與時俱進的能力，需要反思自身，超越過去的自己，同時也能有底氣去面對各種困難。1、重新認識自己重新認識自己，是為了重新出發。認識自己的特點，認識自己的能力與界限，需要不斷的反思。學習各種知識，如果僅僅停留在意識上，而沒有切實的行動，那么始終是一句空話。工作上的繁忙、辛苦、壓力，會打亂早已制定的學習念頭或學習計劃，最終讓人一無所獲。管理好自己的計劃與精力，需要對自身有嚴肅而深刻的認識。認識自己的過程總在不斷進行中，沒有盡頭，通過不斷的反思，認識到自己的局限，但又不把自己局限在特定的時間或身份當中，只有這樣才能不斷超越自己。2、追蹤前沿作為一個社會工作者，需要認識到，有重大意義的創新或進步，總會在不久的將來深刻地影響這個社會。新的科技、制度、國家戰略具有強大的力量，如一帶一路倡議、密碼法的頒布、區塊鏈的推廣等等，可能會改變行業的內部格局、外部環境。新的變化既可能帶來機遇，也可能帶來風險和挑戰，不可不察。在提高效率方面，學習和利用新的科技可能為實務工作帶來許多便利，學習新的制度、國家戰略可以盡早了解行業變化，早做準備。3、鉆研工具、理論遷移公證工作不是進行工業、農業生產，而是提供法律服務，現代法律服務工作不是靠一支筆就能完成的，而需要現代辦公設備。對于現代辦公設備，很多人只會使用最基礎的功能，而忽視了很多軟硬件知識的學習。前人已經提供了很多好的工具或平臺，善加利用可以解放雙手，從而有更多的時間和機會來提升自己。如許多批量化、流程化的事務，總是可以通過一些工具或方法代替繁重的人工操作。如對于批量化的文書模板、名片，可以通過郵件合并的方法簡化信息的輸入，并且可以減少輸入的遺漏；對于文件、文件夾的批量化操作，可以通過VB編程來實現；對于表格數據的處理，可以利用表格軟件中各種現成的處理端口、函數來設計處理的方法，對于數據的分類計算、匯總分析，可以用數據透視表等強大功能來實現；對于打印、復印、掃描等簡化流程，可能也有需要鉆研之后才會懂得的方法。對于現代法律服務工作來說，編程能力可以大大提高工作效率，許多復雜的、繁重的工作方式，以及許多難以習得的軟硬件使用方法，大部分可以通過編程轉化為簡單、便捷的方法。以VBA為例，筆者以此解決了許多復雜或批量化問題：例1：從MDB數據庫文件提取數據，然后在XLS文件中進行排版編輯。通過編程，可以一鍵生成最終表格樣式。例2：DOC文件與XLS文件進行郵件合并后，因為在部門之間需要頻繁交換數據，鏈接不穩定。通過編程，可以建立穩定鏈接，從而不再將郵件合并功能局限于單機環境。例3：將一個表的數據根據條件分成多個表格。通過編程，可以將數據計算后自動生成多個表格文件。例4：將JPG文件依照生成時間順序插入DOC文件并標注頁碼。通過編程，可以快速提取文件時間并排序，依照文件生成時間插入DOC文件并生成頁碼。例5：批量登記信息、記錄數據等是否符合相關規則。通過編程，針對不同項目進行合法性校驗，如校驗身份證、營業執照是否符合相應的編碼和校驗規則，檢查重復登記信息，多張表格對比檢查等。例6：批量發送電子郵件，針對不同的收件人，需要不同的稱謂與內容。通過編程，將數據表的不同字段加以整合成完整的郵件，再關聯OUTLOOK分別發送給不同的收件人。例7：批量建立文件夾。通過編程，可以一鍵建立文件夾與子文件夾，并依據規則或設定來修改文件夾名稱。例8：將數百個數據文件加以提取信息，計算統計指標。通過編程，可以自動計算相關統計指標，繪制統計圖形。（公證人可能利用現代技術來辦理公證，對于技術的原理、應用難以追根究底，許多公證事故表明這其實暗藏風險的，公證人應該突破思想限制，努力去了解、驗證技術，即使司法鑒定制度有很大的助益，仍需要公證人涉獵各方面知識，對于各種技術風險進行衡量）除此以外，還會有許多新的課題可以用編程來解決。并且新的思路或方法可能需要融合其他學科的思維或知識，比如對于人工智能等前沿科技的涉獵，對于關系型數據庫的理解，對于會計試算平衡理念的應用，對于統計知識的掌握，對于編程方法、結構的深入，對于創新項目管理方法（如色彩管理法）的努力，都可能有助于對于課題的最終解決。四、結語思維創新、理論創新、實務創新永遠在路上，創新思想的交流能夠為自己和他人帶來進步的契機。提高公證實務效率的方法和工具，可以將苦于繁忙工作的人解放，從而有機會提升自己，使人更身心愉悅地投入工作中。與所有公證人互勉！作者：施藝（浙江省杭州市國立公證處理論調研室，公證員）
